Yazışmanın taslağı hazır gelir
Asistan mail gönderebilir, taslak olarak kaydedebilir, gelen kutunu okuyabilir ve maillerinde arama yapabilir. Yani "şu talebi ilgili kişiye ilet" dediğinde, önce ilgili yazışmayı bulur, sonra taslağı yazar.
Taslak boşluktan doğmaz. Kime yazıldığı, konunun hangi projeye ait olduğu ve o kişiyle geçmiş yazışmanın özeti bilinerek kurulur; bu yüzden ilk denemede genelde tonu ve kapsamı doğru olur.
Sana kalan iş okumak ve karar vermektir. Bir cümleyi değiştirmek, bir eki çıkarmak ya da "daha kısa yaz" demek yeterlidir; sıfırdan yazma yükü ortadan kalkar.
Hangi mail hesabıyla çalışır?
Kurumsal hayatta herkesin mail altyapısı farklıdır; asistan bunu bir ön koşula çevirmez. Gmail, Microsoft 365 / Outlook, kendi sunucun ya da bilgisayarında zaten kurulu masaüstü Outlook üzerinden çalışabilir.
Masaüstü Outlook yolunun pratik bir avantajı vardır: bilgisayarında oturum zaten açık olduğu için ayrıca şifre girmen gerekmez. Diğer bağlantılarda standart IMAP/SMTP bilgileri kullanılır. İmzanı bir kez tanımlarsın, gönderilen maillerde kullanılır.
- Gmail — IMAP/SMTP ile bağlanır.
- Outlook / Microsoft 365 — IMAP/SMTP ile bağlanır.
- Özel sunucu — host ve port girerek.
- Masaüstü Outlook — bilgisayarında kurulu olan üzerinden, ayrıca şifre gerekmeden.
Onaysız mail gitmez
Gönderim öncesi sohbette bir onay kartı çıkar: alıcı, konu, gövde ve ekler görünür. Sen onaylamadan hiçbir mail gönderilmez; vazgeçmek de tek tıktır.
Bu kural yumuşatılmaz. Mail, geri alınamayan işlerdendir: yanlış alıcıya giden bir teklif ya da eksik ekle çıkan bir rapor, otomasyonun kazandırdığı zamanın kat kat üstüne mal olur. Onay kartı, hızlı olmakla dikkatli olmak arasındaki tek gerçek dengedir.
Kişi defteriyle birlikte çalışır
Mail tarafı kişi defterinden beslenir. "Mehmet Bey'e yaz" dediğinde adresi sormaz; kişinin hangi kurumda olduğunu, hangi projede yer aldığını ve en son ne konuşulduğunu bilerek yazar.
Aynı bağ ters yönde de işler: gönderilen mail o kişinin ve projenin geçmişine eklenir. Böylece bir sonraki yazışmada "geçen ay ne göndermiştik" sorusunun cevabı zaten yerindedir.