Adres defteri sohbetin içinde
Her kişi için ad, e-posta, telefon, şirket ve ünvan tutulur; bunların yanında serbest not alanı vardır. Standart alanlara sığmayan bilgiyi — nasıl çalışmayı sevdiğini, hangi konudan sorumlu olduğunu — oraya yazarsın.
Kişileri tek tek girmen gerekmez. Yazıştıkça kişiler maillerden zamanla kendiliğinden birikir; sen yalnız eksik ya da yanlış olanı düzeltirsin. Yeni bir yazışma olduğunda kayıt kendiliğinden zenginleşir.
Aramak için ayrı bir ekran açmana gerek yoktur: üst çubuktaki tek arama kutusuna adı yazıp kartına gidersin. Kart açıldığında o kişiyle ilgili ne biliniyorsa aynı ekranda karşına gelir.
Neyi nereden bildiğini karıştırmaz
Bir kişi hakkındaki bilginin iki kaynağı vardır: senin doğrudan söylediklerin ve maillerden çıkarılanlar. AIA bu ikisini ayrı işaretler.
Bu ayrım pratikte önemlidir. Yazışmadan çıkarılmış bir telefon numarası ile senin "bu onun özel hattı" diye söylediğin numara aynı ağırlıkta değildir; asistan hangisini nereden bildiğini karıştırmadığı için yanlış bilgiyi kesin bilgi gibi sunmaz.
Kaynağı görebilmek düzeltmeyi de kolaylaştırır. Yanlış çıkarılmış bir ünvanı ya da iki yıl önce ayrıldığı şirketin adını görürsün, doğrusunu yazarsın; yazdığın bilgi artık senin verdiğin bilgi olarak işaretlenir.
Kişi kartı: bağlam bir arada
Bir kişinin kartı yalnız iletişim bilgisi değildir; o kişiyle olan işinin özetidir. Aylar sonra adı geçtiğinde kim olduğunu ve nerede kaldığınızı hatırlamak için tek ekran yeterlidir.
Kart, kişi ile proje arasındaki bağı iki yönlü görünür kılar. Bir projeyi açtığında kimlerin işin içinde olduğunu, bir kişiyi açtığında hangi işlerin ona bağlı olduğunu aynı yerden görürsün.
- Bağlı projeler — bu kişi hangi işlerin içinde.
- O kişiye atanmış işler — kimden ne bekleniyor.
- Yazışma geçmişinin özetleri — en son ne konuşuldu.
- Senin eklediğin serbest notlar.
Takip kadansı: sessizliği fark eden asistan
Bazı ilişkilerin belirli bir ritmi olmalıdır. Bir kişiye takip kadansı verebilirsin: örneğin on dört gündür konuşulmadıysa asistan bunu fark eder ve sana hatırlatır. Kadans her kişi için ayrı verilir; haftada bir görüştüğün biriyle yılda iki kez aradığın biri aynı ritme bağlanmaz.
Böylece takip etmeyi unuttuğun için sürüncemede kalan teklifler, cevaplanmayı bekleyen sorular ve unutulan sözler görünür hale gelir. Hatırlama yükü senden alınır.
Kimin işine yarar
Bu defterden en çok, işi çok sayıda ilişkinin üstünde yürüyen kişiler kazanır. Teklif gönderip cevap bekleyen biri için takip kadansı işin kendisidir; kimin sustuğunu hatırlamaya çalışmak yerine hatırlatılmayı bekler. Aynı anda birkaç projeyi yürüten biri içinse asıl değer karttadır: bir ad geçtiğinde o kişinin hangi işlerin içinde olduğunu tek ekranda görür.
Tek başına çalışanlar için ayrı bir faydası var: ayrı bir müşteri takip programı kurup elle beslemek zorunda kalmazsın, defter zaten yazıştıkça birikir. Ekipteysen kişiye atanmış işleri görmek "kimden ne bekleniyor" sorusunu sorulmadan cevaplar. Her iki durumda da kazanç aynı yerden gelir: bağlamı aramak yerine hazır bulmak.