Dosyalar bir tablo gibi sorgulanır
AIA dosyalarını ada, türe ve tarihe göre sorgular — üstelik içeriğe göre de. Yani "adında şu geçen" ile "içinde şu geçen" aynı sorgunun parçası olabilir.
Bu, klasör klasör gezmekten farklı bir iştir. Klasör gezerken hafızandaki yola güvenirsin; sorguladığında dosyanın kendi özelliklerine dayanırsın. Yolu yanlış hatırlaman sonucu değiştirmez.
Adı tam bilmiyorsan da sorun olmaz. Türü, yaklaşık tarihi ve içinde geçtiğini bildiğin bir kelime çoğu zaman dosyayı tekilleştirmeye yeter.
Tek adımda birleşik sorular
"Şu klasörde geçen yıldan sonra değişen ve içinde 'hakediş' geçen dosyalar" gibi bir soru tek adımda cevaplanır. Önce tarih süzüp sonra tek tek dosya açmak gerekmez.
Sonuç bir liste olarak gelir; oradan doğrudan devam edebilirsin: bulunan tabloyu özetlet, iki dosyayı kıyaslat, birini rapora dönüştür. Arama, işin sonu değil başlangıcıdır.
Büyük klasörler ve şirket sunucusu
Arama büyük klasörlerde ve şirket sunucusundaki paylaşımlarda çalışır — yani arşivin ağ üzerinde duruyorsa da sorgulanabilir. Kurumsal dosya düzenlerinde asıl yığın zaten oradadır.
Envanter arka planda periyodik olarak tazelenir. Yeni eklenen ya da değişen dosyalar için elle bir tarama başlatman gerekmez; sen çalışırken güncel kalır.
Böylece "tarama bitti mi" diye beklemezsin. Soruyu sorduğun anda arşivin bilinen hali zaten hazırdır.
Aramak dosyaya dokunmaz
Aramada kullanılan araçlar salt-okumadır: dosyaları değiştirmez, taşımaz, yeniden adlandırmaz. Arşivini sorgulamak arşivini riske atmaz.
İkinci bir kazanç da konuşmanın kendisindedir. Dosyayı sorarak bulduğun için asistan "hangi dosyayı kastediyorsun" diye takılmaz; doğru dosyayı bulur ve işe oradan devam eder.
Tipik bir gün: arşivde kaybolan dosya
Sabah telefon çalar, geçen yılki bir işin dosyası sorulur. Adını tam hatırlamıyorsun; bildiğin tek şey klasörün şirket sunucusunda bir yerde olduğu. Klasör klasör gezmek yerine bildiklerini tek cümlede toplarsın: hangi kök klasörde, kabaca hangi tarihten sonra değişmiş ve içinde hangi kelimenin geçtiğinden eminsin.
Dönen şey bir yol listesi değil, üstünde iş yapabileceğin bir sonuçtur. Aday üç dosya çıktıysa ikisini kıyaslatır, doğru olanın tablosunu özetletir, gerekiyorsa oradan bir rapora geçersin. Telefonu kapattığında hâlâ arıyor olmazsın; sorulan asıl soruya cevap vermiş olursun.