Neden her şeyi her seferinde göndermek işe yaramaz
Bir asistanın hafızası büyüdükçe basit yöntem çöker: bütün notları her sorunun başına eklemek hem bağlamı doldurur hem de maliyeti gereksiz yere büyütür. Üstelik ilgisiz metin arttıkça asıl soruya odaklanmak zorlaşır.
Pratikte bunun sonucu, insanların not tutmaktan vazgeçmesidir: "nasıl olsa bağlamı şişiriyor" diye bilgiyi asistanın dışında bırakırsın ve asistan da her seferinde eksik bilgiyle çalışır. Oysa dışarıda bırakılan, çoğu zaman uzun olduğu için en çok işe yarayan bilgidir.
Dahası bu, bilgiyle ilgili bir kararı teknik bir kısıta çevirir. Neyin saklanmaya değer olduğunu işin gereğine göre değil, bağlamın kaldırabildiğine göre seçmeye başlarsın.
Dallanan hafıza nasıl çalışır
Uzun bilgiler ayrı bir hafıza belgesine konur. Bağlamda sürekli duran şey belgenin kısa özetidir: asistan böyle bir belgenin var olduğunu ve neyle ilgili olduğunu her zaman bilir. Yani neyin nerede olduğunu bilir, ama her satırı sürekli yanında taşımak zorunda kalmaz.
Tam içerik ise yalnız o bilgiye gerçekten ihtiyaç duyulduğunda açılır. Konu o belgeye geldiğinde asistan belgeyi okur, işini yapar; gelmediğinde metnin tamamı bağlamı meşgul etmez.
Sonuç, hafızanın ağaç gibi dallanmasıdır: üstte kısa başlıklar ve özetler, altta ayrıntı. Bilgi kaybolmaz, ama her an ortalıkta da durmaz. Bu yüzden yüz sayfalık bir birikimle tek sayfalık bir not aynı rahatlıkta taşınır.
Belgeleri sen de yazarsın, asistan da
Hafıza belgeleri panelden okunup düzenlenebilir; etiketleyerek gruplayabilirsin. Bir belgeyi elle yazabilir, mevcut bir belgeye satır ekleyebilir, eskimiş bir bölümü silebilirsin.
Asistan da aynı belgelere yazar ve onlardan okur. Uzun bir araştırmanın sonucunu ya da bir görüşmenin özetini belgeye koyar; sonraki haftalarda o konu açıldığında yeniden türetmek yerine oradan okur. Bilgi tek yerde toplanır, kimin yazdığına göre ikiye ayrılmaz.
- Uzun teknik notlar ve çalışma kayıtları.
- Şartname ve sözleşme özetleri.
- Kurum içi kurallar ve süreç tarifleri.
- Bir müşterinin geçmişi: ne konuşuldu, ne söz verildi.
Sınırsız not, kontrollü maliyet
Bu yapının pratik anlamı şudur: not tutarken kendini kısmak zorunda kalmazsın. Yüz sayfalık kurum bilgisi de biriktirebilirsin, çünkü hepsi aynı anda gönderilmez.
Böylece hafıza büyüdükçe asistan yavaşlamaz ve maliyet biriktirdiğin bilgiyle doğru orantılı büyümez. Daha çok saklamak artık bir ödünleşme olmaktan çıkar.
Zamanla not tutma alışkanlığın da değişir. Bir bilgiyi "nereye koysam" diye düşünmek yerine ilgili belgeye eklersin; belge büyüdükçe daha çok işe yarar, ama daha pahalı hale gelmez.