Protokol nedir, klasik prosedür belgesinden farkı ne?
Protokol, tekrarlayan bir işin kanıtlanmış yoludur: hangi adımların hangi sırayla atılacağı, yolda nelere dikkat edilmesi gerektiği ve işin ne zaman bitmiş sayılacağı. Dosya dolabında duran prosedür belgesinden farkı, asistanın onu okuyup uygulayabilmesidir.
Bir işi bir kez kaydedersin. Bir sonraki sefer asistan aynı işi sıfırdan keşfetmez; hangi klasöre bakacağını, hangi kontrolü atlamaması gerektiğini ve sonucun neye benzemesi gerektiğini bilerek başlar.
Başarı kriteri özellikle önemlidir. "Bitti" demek yerine işin ne zaman doğru bitmiş sayılacağını yazarsın; böylece eksik kalmış bir işi hem sen hem asistan fark eder.
Örnek dosya ve şablonlar protokolün içinde durur
Çoğu iş yalnızca adımlardan ibaret değildir; bir şablon, geçen ayın doldurulmuş örneği ya da referans bir tablo gerekir. Bunları protokole ek olarak iliştirirsin, ayrı bir klasörde aramaya gerek kalmaz.
Her ek için "bu ne işe yarar" tanımı ve bir etiket verilir. Böylece asistan üç ek arasında hangisinin boş şablon, hangisinin doldurulmuş örnek olduğunu tahmin etmek zorunda kalmaz.
- Adımlar: işin sırası ve her adımda ne yapılacağı.
- Dikkat notları: geçen sefer nerede hata yapıldıysa orası.
- Ekler: şablon, doldurulmuş örnek, referans tablo.
- Başarı kriteri: işin bitmiş sayılması için gereken sonuç.
Panelden yazılır, işin içinde kendiliğinden kullanılır
Protokoller kendi panelinde durur: yazarsın, okursun, düzenlersin. Bir yöntem değiştiğinde kimsenin açmadığı bir belgeyi değil, doğrudan asistanın kullandığı reçeteyi güncellersin.
Uygun bir iş geldiğinde asistan ilgili reçeteyi kullanır ve hangisini uyguladığını söyler. Yöntemi dün değiştirdiysen bugünkü koşuda yeni hâli geçerlidir; iki farklı doğru arasında kalmazsın.
Bir kişinin yöntemi, ekibin ortak bilgisi
Protokoller katalog aktarımıyla başka bir bilgisayara taşınabilir. Bir kişinin oturup geliştirdiği yöntem, ekipteki herkesin asistanında aynı şekilde çalışır.
Kazanç yalnızca hız değil, tutarlılık: aynı iş kimin masasında olursa olsun aynı adımlarla ilerler. "Geçen sefer nasıl yapmıştık" sorusu ortadan kalkar, çünkü cevabı bir yerde yazılıdır.