Ne projeye ne kişiye ait bilgiler
Proje hafızası bir işin kendi bilgisini tutar, kişi kartı bir insanla olan geçmişini. Arada kalan üçüncü bir küme vardır: hiçbirine ait olmayan ama sürekli lazım olan bilgiler. Bunlar için ayrı bir konular defteri vardır. Böylece bir bilgi, ait olduğu tek bir yer bulunamadığı için kaybolmaz.
Bir konu, üzerine bilgi biriktirdiğin bir başlıktır. Zamanla o başlığın altında öğrendiklerin toplanır ve hangi projede çalışıyor olursan ol elinin altında olur. Bir şeyin konu olmayı hak ettiği an bellidir: aynı bilgiyi ikinci kez birine anlatıyorsan ya da ikinci kez arıyorsan, o bilgi bir başlığı hak etmiştir.
- Kullandığınız bir yazılımın lisans ve yenileme koşulları.
- Sizi ilgilendiren bir mevzuat değişikliği.
- Bir tedarikçinin sipariş ve teslim süreci.
- Şirket içinde tekrarlayan bir konunun kuralları.
Takma adlar: farklı yazsan da bulunur
Aynı konu herkesin ağzında farklı geçer: kısaltmasıyla, İngilizcesiyle, eski adıyla. Konuların takma adları olabilir, böylece hangi yazımla ararsan ara aynı konuya ulaşırsın. Yeni bir takma ad eklemek tek satırlık bir iştir; konuyu bölmeden genişletirsin.
Bu küçük ayrıntı, bilgi biriktirmenin en sık rastlanan sorununu çözer: aynı şey için ikinci bir kayıt açılmasını engeller. Bilgi tek başlık altında kalır, ikiye bölünmez.
Takma adlar aynı zamanda herkesin kendi diliyle konuşmasına izin verir. Sen kısaltmayı kullanırsın, bir başkası tam adını yazar; ikisi de aynı başlığa çıkar.
Bilgi birikir, her seferinde yeniden türetilmez
Bir konu hakkında bir kez araştırma yapıldığında sonuç konunun altına yazılır. Aynı soru üç ay sonra tekrar geldiğinde asistan işi sıfırdan yapmaz; birikeni okur ve üzerine ekler. Eklenen her bilgi bir sonraki sefer için hazır bekler.
Zamanla bu, projeden bağımsız bir kurumsal bilgi birikimi oluşturur. Projeler kapanır, ekipler değişir, ama konunun altındaki bilgi yerinde kalır.
Birikimin en çok işe yaradığı an, aynı sorunun ikinci kez sorulduğu andır. İlk seferinde harcanan zaman ikinci seferde harcanmaz; cevap zaten yazılıdır.
Aramadan sohbete
Konular, projeler ve kişilerle birlikte üst çubuktaki genel aramadan bulunur; başlığı yazarsın, kartına gidersin. Aynı kutu projeleri ve kişileri de kapsadığı için ne aradığını önceden ayırmak zorunda değilsin.
Sohbette bir konu gündeme geldiğinde bilgisi bağlama katılır. Yani "şu mevzuat neydi" diye sormadan önce dosya aramak zorunda kalmazsın; asistan zaten biliyordur. Konuyu bulmak için hangi projede geçtiğini hatırlaman da gerekmez.
Sık karşılaşılan yanlış anlama
Konular defteri çoğu kişiye ilk bakışta doldurulması gereken bir dokümantasyon işi gibi görünür; oturup şirket bilgisini yazmak gibi. Oysa bir başlık, zaten yaptığın işin içinden dolar. Bir lisans koşulunu araştırdığın anda "bunu konu olarak kaydet" dersin, sonuç başlığın altına yazılır ve orada birikir. Ayrı bir yazma seansı ayırman gerekmez.
İkinci yanlış beklenti, bilgiyi kullanmak için önce konuyu bulup açman gerektiğidir. Aramayı konunun kartını görmek istediğinde kullanırsın; sohbette o konu gündeme geldiğinde bilgisi zaten bağlama katılır. Yani defter, gidip bakılan bir arşiv değil, konuştuğun yerde yanında duran bir birikimdir.